Dokumenty potrzebne do pogrzebu: lista krok po kroku

Do pochowania zmarłego potrzebny jest jeden dokument: karta zgonu z adnotacją urzędu stanu cywilnego o zarejestrowaniu zgonu. Żeby ją dostać, w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgłaszasz zgon w USC i zabierasz trzy rzeczy: kartę zgonu, dowód osobisty zmarłego i swój dokument tożsamości. Do zasiłku pogrzebowego wystarczą potem wniosek i rachunki za pogrzeb. Termin i listę rzeczy do urzędu podaje rządowy serwis gov.pl.

W pierwszych dniach po śmierci bliskiej osoby mało kto ma głowę do papierów. Dlatego lista idzie w kolejności, w jakiej dokumenty będą ci potrzebne.

Stan prawny na 10.10.2026. Podstawy: ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1590), strony gov.pl, ZUS i KRUS.

Lista dokumentów w skrócie

Krok 1: karta zgonu od lekarza

Kartę zgonu wypełnia osoba, która stwierdziła zgon. Według art. 11 ustawy o cmentarzach to lekarz leczący zmarłego w ostatniej chorobie albo kierownik zespołu ratownictwa medycznego, jeżeli zgon nastąpił w trakcie akcji ratunkowej. Przy zgonie w szpitalu kartę wypełnia lekarz szpitala.

Lekarz wydaje kartę w jednym egzemplarzu osobie uprawnionej do pochowania. Karta ma trzy części: do zarejestrowania zgonu w USC, dla administracji cmentarza i dla statystyki publicznej.

Pilnuj jej. Z tym jednym dokumentem idziesz najpierw do urzędu, a potem na cmentarz. Różnicę między kartą a aktem zgonu opisujemy osobno: karta zgonu a akt zgonu.

Krok 2: zgłoszenie zgonu w USC – co zabrać

Zgon zgłaszasz w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. Jeśli osoba zmarła w Sopocie, idziesz do USC w Sopocie, nawet gdy mieszkała gdzie indziej.

Zabierz:

• kartę zgonu,
• dowód osobisty zmarłego,
• swój dokument tożsamości do okazania.

Według informacji MSWiA na gov.pl masz na to 3 dni od wystawienia karty zgonu. Przy zgonie na skutek choroby zakaźnej termin skraca się do 24 godzin od chwili zgonu.

Zgon może zgłosić małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, rodzeństwo, dziadkowie, teściowie i inni członkowie rodziny albo pełnomocnik jednej z tych osób. W praktyce często robi to zakład pogrzebowy na podstawie pełnomocnictwa.

Rejestracja nic nie kosztuje. Kierownik USC sporządza akt zgonu w dniu zgłoszenia i wydaje ci jeden bezpłatny odpis skrócony. Urząd sam wymeldowuje zmarłego i unieważnia jego dowód osobisty.

Krok 3: dokumenty dla cmentarza

Administracja cmentarza przyjmuje zwłoki na podstawie części karty zgonu z adnotacją USC o zarejestrowaniu zgonu (art. 11 ust. 4b i 6 ustawy). Bez tej adnotacji pochówku nie będzie.

Bywa, że rejestr akurat nie działa i USC nie zarejestruje zgonu tego samego dnia. Wtedy urzędnik wpisuje na karcie adnotację o zgłoszeniu zgonu i z nią możesz iść na cmentarz. Później dostaniesz dwa odpisy aktu zgonu: jeden zostaje u ciebie, drugi zanosisz do administracji cmentarza.

Art. 9 ustawy wyznacza dwa terminy. Pochówek nie może się odbyć wcześniej niż 24 godziny od zgonu, a najpóźniej po 72 godzinach ciało musi opuścić mieszkanie – trafia do chłodni, domu przedpogrzebowego albo na pochówek.

Chowasz zmarłego w istniejącym grobie? Zapytaj zarządcę cmentarza, jakiego potwierdzenia prawa do grobu wymaga. Każdy cmentarz ustala to w swoim regulaminie.

Prawo pochowania zmarłego ma najbliższa rodzina w kolejności z art. 10 ustawy: małżonek, dzieci i wnuki, rodzice i dziadkowie, krewni boczni do czwartego stopnia (rodzeństwo, siostrzeńcy, kuzyni), powinowaci w pierwszym stopniu linii prostej (teściowie, zięć, synowa). Pochować może też osoba, która dobrowolnie się do tego zobowiąże.

Krok 4: dokumenty do zasiłku pogrzebowego

Do wniosku o zasiłek pogrzebowy dołączasz rachunki za pogrzeb. Odpisu aktu zgonu sporządzonego w Polsce ani dokumentu pokrewieństwa ZUS i KRUS nie wymagają, bo sprawdzają to w rejestrach państwowych. ZUS poprosi pismem o dokumenty pokrewieństwa tylko wtedy, gdy nie zdoła go potwierdzić sam. Mało kto wie, że tych dokumentów nie ma na liście ZUS: starsze poradniki w internecie wciąż każą dołączyć skrócony odpis aktu zgonu, dokument pokrewieństwa i zaświadczenie płatnika składek, a aktualna lista na zus.pl i na stronie KRUS (stan na 10.10.2026) żadnego z nich nie zawiera.

Wniosek do ZUS to druk Z-12, do KRUS – SR-26. Według ZUS i KRUS masz na niego 12 miesięcy od dnia śmierci.

Pole po polu przeprowadzamy przez oba druki na stronie wniosek o zasiłek pogrzebowy. Kwotę i warunki zasiłku opisuje strona zasiłek pogrzebowy 2026.

Sytuacje, w których potrzeba więcej dokumentów

• Podejrzenie przestępstwa. Oprócz karty zgonu do pochówku potrzebne jest zezwolenie prokuratora (art. 11 ust. 9 ustawy). Pogrzeb odbywa się dopiero po wydaniu tego zezwolenia.
• Sprowadzenie zmarłego z zagranicy. Potrzebujesz pozwolenia starosty właściwego dla miejsca pochówku i zaświadczenia polskiego konsula. Starosta i konsul wydają je na wniosek rodziny w ciągu 3 dni (art. 14 ust. 4 i 5). Szczegóły na stronie usługi transport zmarłych.
• Przewóz zwłok koleją, samolotem albo statkiem w Polsce lub wywóz za granicę. Potrzebujesz pozwolenia państwowego powiatowego inspektora sanitarnego (art. 14 ust. 1).
• Dziecko martwo urodzone. Na wniosek rodziców lekarz wypełnia kartę zgonu bez względu na czas trwania ciąży, a pochówek nie wymaga wtedy adnotacji USC (art. 11 ust. 5a). Do wniosku o zasiłek dołączasz kartę zgonu albo zaświadczenie o martwym urodzeniu, jeżeli USC nie sporządził aktu urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu.
• Zgon za granicą. Do wniosku o zasiłek dołączasz zagraniczny akt zgonu.