Karta zgonu a akt zgonu – czym się różnią

Formalności · 2026-09-04

Karta zgonu to dokument medyczny wystawiany przez lekarza, a akt zgonu to dokument urzędowy sporządzany przez kierownika urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu. Jeden poprzedza drugi. Bez karty zgonu urząd nie zarejestruje zgonu, a bez aktu zgonu rodzina nie załatwi zasiłku pogrzebowego, spraw spadkowych ani rachunku w banku.

Ten poradnik zakłada, że robisz to pierwszy raz. Prowadzi przez oba dokumenty od strony praktycznej: kto je wystawia, w jakim terminie, ile kosztują odpisy i co się zmienia, gdy śmierć nastąpiła w szpitalu, za granicą albo w okolicznościach, którymi zajmuje się prokuratura. Szerszą kolejność działań po stracie bliskiego opisuje osobny tekst co zrobić po śmierci bliskiej osoby.

Czym różni się karta zgonu od aktu zgonu?

Karta zgonu i akt zgonu różnią się wystawcą, momentem powstania i przeznaczeniem. Kartę zgonu wystawia lekarz zaraz po stwierdzeniu zgonu i wydaje ją w jednym egzemplarzu osobie uprawnionej do pochowania zmarłego. Akt zgonu powstaje później, w urzędzie stanu cywilnego, i to jego żądają bank, ubezpieczyciel, notariusz oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Karta zgonu otwiera drogę do pochówku. Akt zgonu otwiera drogę do pieniędzy i spraw majątkowych.

Karta zgonu wędruje. Rodzina zanosi ją do urzędu stanu cywilnego, urzędnik uzupełnia ją adnotacją o zarejestrowaniu zgonu i oddaje, a dopiero z tą adnotacją karta trafia do zarządcy cmentarza albo krematorium. Ten sam papier obsługuje trzy kroki, więc traktuj go jak dokument jednorazowy.

Kto wystawia kartę zgonu i w jakim terminie?

Kartę zgonu wystawia lekarz, który ostatni w okresie 30 dni przed dniem zgonu udzielał zmarłemu świadczeń leczniczych – tak stanowi rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 3 sierpnia 1961 r. w sprawie stwierdzenia zgonu i jego przyczyny. Przepis nie wyznacza terminu w godzinach, ale w praktyce lekarz wystawia kartę tego samego albo następnego dnia, bo od niej zależy odbiór ciała. Kolejność osób uprawnionych wygląda tak:

• lekarz, który leczył zmarłego w ciągu 30 dni przed śmiercią, najczęściej lekarz podstawowej opieki zdrowotnej,
• lekarz, który uczestniczył przy zdarzeniu, gdy śmierć nastąpiła nagle poza placówką medyczną,
• lekarz przychodni albo ośrodka zdrowia właściwego dla rejonu, w którym zmarł chory,
• lekarz powołany przez sąd albo prokuratora do oględzin lub sekcji zwłok, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa.

Ministerstwo Zdrowia pracuje nad ustawą, która ma zastąpić ten system urzędowym lekarzem do spraw zgonów i elektroniczną kartą zgonu. W wersji projektu z 12 lutego 2026 r. resort wycofał się z nazwy „koroner”. To wciąż projekt, więc stan na wrzesień 2026 r. opiera się na przepisach z 1959 i 1961 roku.

Co zawiera karta zgonu i komu ją oddajesz?

Karta zgonu zawiera dane zmarłego, datę i miejsce zgonu oraz przyczynę zgonu w części przeznaczonej dla statystyki publicznej. Obowiązujący wzór wprowadziło rozporządzenie Ministra Zdrowia z 7 grudnia 2023 r., które weszło w życie 1 stycznia 2024 r. Dokument dzieli się na trzy warstwy informacji:

• dane osobowe zmarłego oraz data, godzina i miejsce zgonu,
• przyczyna zgonu w części przeznaczonej dla statystyki publicznej, niedostępnej dla rodziny,
• miejsce na adnotację urzędu stanu cywilnego o zarejestrowaniu zgonu.

Lekarz wydaje kartę podmiotom uprawnionym do pochowania zwłok, czyli w pierwszej kolejności najbliższej rodzinie. Jeżeli formalności prowadzi zakład pogrzebowy, przekazujesz mu kartę razem z pełnomocnictwem.

Jak z karty zgonu powstaje akt zgonu?

Zgon zgłaszasz kierownikowi urzędu stanu cywilnego w ciągu 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu, a gdy przyczyną była choroba zakaźna – w ciągu 24 godzin od chwili śmierci. Terminy wynikają z ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgłoszenia dokonuje małżonek, dziecko, wnuk, rodzic, rodzeństwo, teść lub teściowa albo pełnomocnik któregoś z nich.

Rejestracja jest bezpłatna. Przekroczenie terminu stanowi wykroczenie z art. 146 Kodeksu wykroczeń.

Droga od karty do aktu ma pięć kroków:

1. Odbierz od lekarza kartę zgonu w jednym egzemplarzu.
2. Ustal właściwy urząd stanu cywilnego – jest nim urząd miejsca zgonu albo miejsca znalezienia zwłok, nie urząd miejsca zamieszkania zmarłego ani twojego.
3. Skompletuj dokumenty: kartę zgonu, dowód osobisty lub paszport zmarłego oraz własny dokument tożsamości.
4. Zgłoś zgon osobiście w urzędzie. Urzędnik sporządza akt zgonu w rejestrze stanu cywilnego, zwykle podczas tej samej wizyty.
5. Odbierz bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu i kartę zgonu z adnotacją o rejestracji.

Na kroku drugim rodziny tracą najwięcej czasu. Jeżeli bliski zmarł w szpitalu w innym mieście, akt zgonu sporządza urząd tamtego miasta, choćby zmarły mieszkał kilkaset kilometrów dalej. Zakład pogrzebowy przejmie całą tę ścieżkę na podstawie pełnomocnictwa.

Ile kosztuje odpis aktu zgonu i ile odpisów zamówić?

Odpis skrócony aktu zgonu kosztuje 22 zł, a odpis zupełny 33 zł – stawki wynikają z ustawy o opłacie skarbowej i obowiązują we wszystkich urzędach stanu cywilnego w Polsce. Odpis skrócony wielojęzyczny w formie papierowej kosztuje tyle samo co zwykły skrócony. Za pełnomocnictwo dopłacasz 17 zł. Część spraw zwalnia z opłaty, między innymi wnioski dotyczące świadczeń socjalnych, spraw ZUS, alimentów i zatrudnienia.

Wbrew temu, co powtarza część poradników, urząd stanu cywilnego nie wydaje z urzędu trzech bezpłatnych odpisów: art. 47 ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego przewiduje jeden odpis skrócony aktu zgonu, a dwa tylko wtedy, gdy rejestr stanu cywilnego był w dniu zgłoszenia niedostępny i zgon zarejestrowano później.

Zamów od razu trzy do pięciu odpisów skróconych. Każda kolejna wizyta w urzędzie kosztuje tyle samo, a instytucje zwykle zatrzymują dokument u siebie. Odpisy rozchodzą się w następujące miejsca:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – do wniosku Z-12 o zasiłek pogrzebowy, który od 1 stycznia 2026 r. wynosi 7 000 zł na podstawie ustawy z 5 sierpnia 2025 r.,
• bank – zamknięcie rachunku, wypłata środków, realizacja dyspozycji na wypadek śmierci,
• ubezpieczyciel – wypłata świadczenia z polisy na życie,
• notariusz albo sąd – poświadczenie dziedziczenia i stwierdzenie nabycia spadku,
• pracodawca zmarłego – rozliczenie wynagrodzenia i świadczeń.

Odpis zupełny za 33 zł zamawiaj tylko na wyraźne żądanie instytucji, bo zawiera pełną treść aktu razem z późniejszymi wzmiankami. Wniosek o kolejne odpisy złóż w dowolnym urzędzie stanu cywilnego albo online przez mObywatel z profilem zaufanym.

Według informacji urzędowej publikowanej na gov.pl urząd wydaje odpis do 7 dni kalendarzowych, gdy akt jest już w rejestrze elektronicznym, i do 10 dni roboczych, gdy musi go pozyskać z innego urzędu. Resztę spraw po ceremonii zbiera tekst o sprawach urzędowych po pogrzebie.

Co zmienia miejsce i okoliczność zgonu?

Miejsce i okoliczność zgonu decydują o tym, kto wystawi kartę zgonu i czy do pochówku wystarczy sama karta. Cztery sytuacje rozstrzygają się różnie:

• Śmierć w domu z przyczyn naturalnych. W godzinach pracy przychodni wezwij lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, poza nimi – pogotowie ratunkowe. Kartę zgonu wystawia lekarz po stwierdzeniu zgonu na miejscu.
• Śmierć w szpitalu. Kartę zgonu wystawia lekarz leczący albo lekarz dyżurny oddziału. Ciało trafia do szpitalnej chłodni, a rodzina odbiera kartę w administracji placówki.
• Śmierć nagła lub w niewyjaśnionych okolicznościach. Zawiadom policję. Według art. 11 ustawy z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych lekarz i osoby powołane do oględzin zawiadamiają prokuratora albo najbliższy posterunek policji, a do pochowania zwłok potrzeba wtedy obok karty zgonu także zezwolenia prokuratora. Prokurator zarządza oględziny i najczęściej sekcję zwłok. Terminu nie da się przewidzieć z góry, więc pytaj o niego bezpośrednio w prokuraturze prowadzącej sprawę.
• Śmierć za granicą. Kartę zgonu wystawia lekarz według prawa kraju, w którym nastąpiła śmierć, a polski akt zgonu powstaje przez transkrypcję zagranicznego aktu zgonu na podstawie art. 104 Prawa o aktach stanu cywilnego. Wniosek złóż w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce albo w konsulacie, dołączając oryginał zagranicznego aktu i tłumaczenie przysięgłe. Przy dokumentach spoza Unii Europejskiej urząd może wymagać legalizacji albo apostille. Stronę organizacyjną opisuje osobny tekst o transporcie zmarłego z zagranicy.

Osobno wygląda sytuacja dziecka martwo urodzonego. Szpital wystawia wtedy kartę martwego urodzenia, a urząd stanu cywilnego sporządza akt urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu zamiast aktu zgonu. Ten dokument otwiera prawo do zasiłku pogrzebowego, a szczegóły organizacyjne zbiera strona o pogrzebie dziecka.

Co zapamiętać z tego poradnika?

Karta zgonu otwiera pochówek, akt zgonu otwiera pieniądze i spadek – dlatego rodzina potrzebuje obu dokumentów, a nie jednego zamiast drugiego. Odhacz kolejno:

• karta zgonu od lekarza, w jednym egzemplarzu,
• zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego miejsca zgonu w ciągu 3 dni (24 godzin przy chorobie zakaźnej),
• dowód osobisty zmarłego i własny dokument tożsamości na wizytę w urzędzie,
• bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu odebrany przy rejestracji,
• trzy do pięciu dodatkowych odpisów po 22 zł na ZUS, bank, ubezpieczyciela i notariusza,
• karta zgonu z adnotacją urzędu przekazana zarządcy cmentarza albo krematorium przed kremacją lub pogrzebem tradycyjnym.

Najczęstsze pytania

Czy karta zgonu wystarczy do pochowania zmarłego?

Karta zgonu wystarczy zarządcy cmentarza dopiero po tym, jak urząd stanu cywilnego umieści na niej adnotację o zarejestrowaniu zgonu. Bez tej adnotacji zarządca nie przyjmie ciała do pochówku ani do kremacji. Przy podejrzeniu przestępstwa dochodzi jeszcze zezwolenie prokuratora.

Co zrobić, gdy karta zgonu zginęła przed wizytą w urzędzie?

Duplikat karty zgonu wystawia ta sama placówka, która wydała oryginał: przychodnia, szpital albo lekarz, który stwierdził zgon. Zgłoś się tam z dokumentem tożsamości i wyjaśnij sytuację. Termin 3 dni, który na zgłoszenie zgonu daje Prawo o aktach stanu cywilnego, biegnie od sporządzenia pierwotnej karty, więc załatw to od razu.

Czy odpis aktu zgonu traci ważność?

Odpis aktu zgonu nie ma daty ważności, bo poświadcza zdarzenie, które się nie zmienia. Część banków i ubezpieczycieli prosi jednak o świeżo wydany dokument, ale to ich wewnętrzna praktyka, a nie wymóg ustawowy. Zapytaj daną instytucję o jej wymóg, żeby nie płacić 22 zł za odpis, którego nikt nie potrzebuje.

Czy dla dziecka martwo urodzonego wystawia się kartę zgonu?

Dla dziecka martwo urodzonego szpital wystawia kartę martwego urodzenia, a urząd stanu cywilnego sporządza akt urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu, nie akt zgonu. Ten akt pełni jednocześnie funkcję dokumentu potwierdzającego śmierć. Rejestracja przebiega w terminie 3 dni od sporządzenia karty martwego urodzenia, tak jak przy zgłoszeniu zgonu według Prawa o aktach stanu cywilnego.

Odpis skrócony czy zupełny aktu zgonu – który zamówić?

Odpis skrócony za 22 zł wystarczy bankowi, ubezpieczycielowi i Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Odpis zupełny za 33 zł zawiera pełną treść aktu wraz ze wzmiankami dodatkowymi i przydaje się głównie w postępowaniach sądowych oraz przy prostowaniu błędu w akcie. Zamów zupełny dopiero na wyraźną prośbę instytucji.

Czy zakład pogrzebowy może załatwić akt zgonu za rodzinę?

Zakład pogrzebowy zgłasza zgon w urzędzie stanu cywilnego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez osobę uprawnioną. Pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej 17 zł, chyba że upoważniasz najbliższego członka rodziny. Większość zakładów wlicza tę usługę w organizację ceremonii i przywozi rodzinie gotowe odpisy.

Kto odpowiada za treść

Stan prawny sprawdzony 4 września 2026 r. na podstawie ustawy z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych, ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, rozporządzenia Ministra Zdrowia z 7 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu oraz informacji urzędowych publikowanych na gov.pl i zus.pl. Znany Grabarz jest niezależnym serwisem informacyjnym i nie udziela porad prawnych. W sprawach spornych i nietypowych pytaj bezpośrednio urząd stanu cywilnego właściwy dla miejsca zgonu, oddział ZUS albo prokuraturę prowadzącą sprawę.